Vårt policydokument för hantering av uppgifter som regleras av nya dataskyddslagen
General Data Protection Regulation (GDPR).
Så här hanterar Ärna Kamrat- och Veteranförening dina till föreningen lämnade personuppgifter.
Ändamål 1:
Vi sparar personuppgifter för att uppfylla kravet på en korrekt och ständigt aktuell medlemsmatrikel.
Datainspektionen skriver på sin hemsida om GDPR, att medlemskap i en förening utgör ett avtal
och att registret kan föras med stöd av det avtalet.
Behandlingar som utförs:
Adressuppgifter för utskick till medlemmarna med kallelser och medlemstidningen Ärna-bladet.
Kontroll av att medlemsavgifter betalas – och att de betalas i rätt tid.
Kategorier av uppgifter vi sparar:
Namn, personnummer, kontaktuppgifter (t.ex adress, e-post och telefonnummer).
Samtycke – nya medlemmar:
Nya medlemmar undertecknar en text om att de samtycker till att föreningen samlar in personuppgifter
för medlemshanteringen såsom beskrivs enligt vårt policydokument (detta dokument) på vår hemsida.
Om man inte lämnar Samtycke avvisas ansökan om medlemskap.
Samtycke – tidigare medlemmar:
Av praktiska skäl anser föreningen att tidigare medlemmar känt till vår hantering av personuppgifter
och eftersom ingen protest inlämnats däremot, samtyckt till hanteringen.
Den som inte Samtycker:
Av praktiska skäl kan vi då inte sköta medlemshanteringen i föreningen varför medlemskapet dessvärre måste upphöra.
Lagringsperiod:
Så länge medlemskap föreligger inom föreningen. När medlemskapet upphör raderas uppgifterna.
Hantering:
Ditt fullständiga personnummer finns i ett datorbaserat medlemsregister som endast hanteras av vår webmaster,
Öje Nordgren. Han har tillstånd av Datainspektionen att hantera det.
Eftersom vi har flera medlemmar som har samma eller liknande namn är ett fullständigt personnummer enda möjligheten
att hantera medlemsregistret, med betalningspåminnelser, adressändringar, utskick av kallelser, mm.
Borttagna uppgifter från hemsidan:
På hemsidan fanns tidigare, under STYRELSEN, en medlemsmatrikel i PDF-format, med alla aktiva medlemmar,
där de fyra sista siffrorna i personnumret var borttagna.
Efter juridiskt samråd har vi tagit bort den uppgiften eftersom en publicering på detta sätt numera, enligt GDPR,
kräver samtycke från alla medlemmar som finns upptagna i medlemsmatrikeln. Att nu i efterhand skicka en sådan förfrågan
om samtycke till alla medlemmar – för att kunna återuppta denna publicering igen - skulle inte ge 100%-igt svar
(om varken Ja eller Nej till Samtycke) från medlemmarna.
Uppgifter lämnas inte ut:
Föreningen säljer inte, eller lämnar ut, uppgifter till företag eller organisationer i någon form av ekonomiskt syfte.
Ej heller i något annat syfte (Se undantag under Ändamål 2).
Ändamål 2:
För att kunna genomföra föranmälda besök inom Uppsala garnison enligt Försvarsmaktens tillträdesbestämmelser för militärt område.
Tillfälle då hela personnumret ändå måste lämnas ut:
När föreningen har större evenemang inom Uppsala garnisons område (ex.vis höst- och vårmiddag med föredrag)
kräver Försvarsmaktens tillträdesbestämmelser att anmälda deltagare ska finnas på en deltagarlista med
fullständigt personnummer i garnisonsvakten.
En sådan besökslista sammanställs av webmastern och skickas till garnisonsvakten och Säkerhetsavdelningen vid Luftstridsskolan, LSS.
Vi är inom Ärna Kamrat- och Veteranförening fullständigt övertygade om att Försvarsmakten hanterar den vid detta tillfälle
inlämnade listan ansvarsfullt och i enlighet med GDPR.
Besök av utomstående i Garnisonsmuseet:
Vid besök i Garnisonsmuseet, inom Uppsala garnisons område, sammanställer den för besöket ansvarige besöksmottagaren
en besökslista med samtliga besökandes fullständiga personnummer, i enlighet med Försvarsmaktens tillträdesbestämmelser.
En sådan besökslista skickas till garnisonsvakten och Säkerhetsavdelningen vid Luftstridsskolan, LSS.
Någon lista på museibesökare sparas inte hos kamratföreningen!
Din rättighet, enligt GDPR, att ta del av föreningens samlade uppgifter om dig:
Medlemmar har rätt att begära ut registeruppgifter om sig själv och detta sker genom förfrågan till vår hemsida/webmaster.
Styrelsen har en farhåga i detta sammanhang.
GDPR är i skrivande stund (Maj 2018) fullständigt nytt för alla och just rättigheten att hämta ut registeruppgifter
kommer att drabba alla ideellt arbetande funktionärer i hela föreningslivet, om den här bestämmelsen missbrukas av många
medlemmar i föreningarna. Vad händer med arbetslusten hos vår ambitiöse webmaster om många ska utnyttja detta?
Kommer vi fortsättningsvis se hans berömvärda jobb med hemsida, utskick och medlemsmatrikel,
eller ledsnar han och avgår. Han blir ytterligt svår att ersätta!
Styrelsen hoppas att medlemmarna inte belastar honom med onödiga uttag av samlade uppgifter,
även om det är ett lagkrav att så kan ske!
Styrelsen
Ärna Kamrat- och Veteranförening
